Warenwirtschaftssystem: Theorie und Praxis im Überblick

Wie du mit dem passenden E-Commerce-Warenwirtschaftssystem deinen Onlinehandel profitabler machen kannst – einfach erklärt im Blog.

Warenwirtschaftssystem einfach erklärt: das Was, Warum und Wie

Warenwirtschaftssystem. Das klingt so richtig altbacken und langweilig. Doch wenn du mit deinem Shop mehr als nur eine Handvoll Artikel pro Tag verkaufst, was sehr zu hoffen ist, dann brauchst du auf jeden Fall ein Warenwirtschaftssystem. Hier erfährst du, was genau das ist, warum du davon profitierst und wie du die Warenwirtschaft online organisierst.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem erleichtert das Management der Warenwirtschaft. So weit, so unklar.

Bevor du aber in die Erklärung eines Warenwirtschaftssystems eintauchst, ist zunächst ein kurzer ein Blick darauf nötig, was Warenwirtschaft überhaupt ist.

Es geht dabei also um alle Aufgaben, die von der Beschaffung bis zum Absatz zu erledigen sind. Mit anderen Worten: Einkauf, Lagerung und Verkauf.

Oder, mit noch etwas weniger Theorie-Mief ausgedrückt: Wenn Kund:innen in deinem Shop Produkt X in Farbe Y und Größe Z kaufen möchten, hilft dir eine strukturierte und systematische Warenbewirtschaftung dabei, es auch verfügbar zu haben. Und da kommt ein E-Commerce-Warenwirtschaftssystem ins Spiel.

Rein theoretisch kannst du diese Herausforderung auch mit Excel-Tabellen, Sticky Notes an Regalen und Paketen sowie deinem Gedächtnis lösen. Aber ab einer gewissen Umschlagsmenge wird’s dann doch unübersichtlich, mit den entsprechenden negativen Folgen.

Probleme wie der Verlust von Kund:innen aufgrund von Lieferengpässen und Fehlmengen oder ein teurer Überbestand nach Saisonende sind genau das, was ein Warenwirtschaftssystem zu vermeiden hilft.

Zusammengefasst kann die Definition eines Warenwirtschaftssystems lauten:

Übrigens: Ein Warenwirtschaftssystem ist nicht dasselbe wie eine ERP-Software. Das Enterprise-Resource-Planning kann zwar die Warenwirtschaft beinhalten, geht aber weit darüber hinaus und deckt zum Beispiel auch die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder Human Resources ab.

Allerdings sind die Grenzen zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP mittlerweile fließend, insbesondere wenn du die vielen zusätzlichen Features von Warenwirtschaftssystemen betrachtest.

Und noch ein Unterschied: Während sich der Aufwand für die Einführung einer ERP-Software meist nur für größere Unternehmen rechnet, verhält sich das mit einem Warenwirtschaftssystem ganz anders. Warum das so ist, erfährst du im Folgenden.

Warum du gerade als Onlinehändler:in ein Warenwirtschaftssystem brauchst

Immer noch ist es häufig die Denke, dass ein Warenwirtschaftssystem im Onlinehandel nur was für die Big Players sei. Richtig ist vielmehr, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im wettbewerbsintensiven E-Commerce gut beraten sind, alles zu tun, um ihre Prozesse so effizient und kostengünstig wie möglich zu organisieren.

Mal abgesehen davon, dass es bei der Warenwirtschaft online nur von Vorteil ist, stets den Überblick zu behalten: Obendrein definieren reibungslose Bestellvorgänge und Next-Day-Delivery bei den Kund:innen mittlerweile die Erwartungshaltung. Daher ist ein Warenwirtschaftssystem prinzipiell unerlässlich, um das Shopping-Erlebnis so zu gestalten, dass die Zufriedenheit der Kund:innen gewährleistet bleibt. Auf mittlere und lange Sicht sparst du dadurch einfach eine Menge Zeit und Geld – was ja bekanntlich irgendwie dasselbe ist.

Warenwirtschaftssystem: Aufgaben und Aufbau

Warenwirtschaftssystem ist natürlich nicht gleich Warenwirtschaftssystem. Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich im Einzelfall, je nachdem, ob du beispielsweise einen Multi-Channel-Ansatz verfolgst oder lediglich eine Anbindung an den eigenen Onlineshop benötigst.

Aber es gibt Basics, auf die kein Warenwirtschaftssystem verzichten kann, wenn es den Betreiber:innen die Arbeit signifikant erleichtern will:

Die Basics

Dass die Warenwirtschaft mit Shopsystemen wie Adobe Commerce (ehemals Magento) oder Shopware verzahnt werden muss, ist klar. Darüber hinaus sollten alle Warenwirtschaftssysteme den in folgender Grafik dargestellten Funktionsumfang haben.

Jedes Warenwirtschaftssystem verknüpft diese vier zentralen Funktionen miteinander und erleichtert so die Warenwirtschaft im E-Commerce.

Was muss insbesondere ein Warenwirtschaftssystem für den Onlinehandel in den einzelnen Funktionen können?

• Einkauf: Im Wareneingang verleiht ein Warenwirtschaftssystem Struktur, indem es Aufgaben wie Disposition, Lieferantenverwaltung und Rechnungskontrolle erleichtert oder sogar automatisch erledigt. Zusätzlich hilfreich können selbstständig vom Programm durchgeführte Aktionen wie Nachbestellungen bei drohenden Lieferengpässen sein.
• Lagerhaltung: Vorhandenen Platz optimal ausnutzen, Bestandslisten generieren und den Shop automatisch aktuell halten. All das leistet ein gutes Warenwirtschaftssystem. Wenn mal etwas nicht lieferbar ist, wird das direkt angezeigt. Das hilft, enttäuschte Kund:innen zu vermeiden.
• Verkauf: Der Warenausgang wird zum Beispiel dadurch organisiert, dass das Warenwirtschaftssystem Kund:innendaten automatisch mit dem Versand verknüpft, Rabattaktionen berücksichtigt und alle Warenbewegungen digital aufzeichnet (vorheriges Scannen vorausgesetzt). Ein effizienter Verkauf von der Kommissionierung bis zum Versand erfreut sowohl deine Kund:innen (weil sie schnell bekommen, was sie möchten) als auch dich selbst (weil du Kosten sparst).
• Berichtswesen: Gemeint sind hier Statistiken zum Beispiel über sich gut verkaufende Artikel oder Ladenhüter (Renner-Penner-Listen) und andere Lagerauswertungen.

Eine direkte Kommunikation mit dem Onlineshop ist zwar nicht bei jedem Warenwirtschaftssystem gegeben, aber verzichten solltest du auf diese Funktion nicht. Es sei denn, du verkaufst ausschließlich über Amazon, eBay & Co. In dem Fall ist auf eine Anbindung an diese Plattformen zu achten.

Zusätzliche Features

Inzwischen finden sich Softwarelösungen, die neben der eigentlichen Warenwirtschaft Bereiche abdecken, die mehr in Richtung ERP gehen. Solche Systeme schließen dann zum Beispiel auch Module für CRM (Customer-Relationship-Management) und SRM (Supplier-Relationship-Management) ein.

Derartige Erweiterungen eines Warenwirtschaftssystems können durchaus sinnvoll sein. Schließlich ist das Kund:innenbeziehungsmanagement Teil des Verkaufserfolgs und auch die Lieferant:innen sollen happy bleiben.

Was in fast allen Fällen ein Plus sein dürfte, ist eine Einbindung der Buchhaltung ins Warenwirtschaftssystem. Damit kannst du sofort Zahlungseingänge verbuchen, Rechnungen oder Mahnungen schreiben und dir schließlich die Jahresabschlüsse erleichtern.

Warenwirtschaftssysteme in der Praxis

In der Theorie erleichtern dir Warenwirtschaftssysteme also eine Vielzahl von Prozessen, die regelmäßig im E-Commerce-Betrieb anfallen. Wie schaffst du nun aber den Schritt von der Theorie zur Praxis, und wie wählst du ein geeignetes System für deinen Onlinehandel aus? Die richtige Wahl triffst du, indem du einige konkrete Bedarfsaspekte für deine individuellen Ansprüche klärst.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Wenn du dir ein Warenwirtschaftssystem zulegen möchtest, ist es hilfreich, dir einen strukturierten Überblick über das mittlerweile ziemlich breite Softwareangebot zu verschaffen. Mögliche Kategorien sind zum Beispiel:

• Grad der Spezialisierung: Genügt dir eine Standardsoftware von der Stange? Oder benötigst du eine auf deine Branche oder sogar auf dein spezifisches Unternehmen (Individualsoftware) zugeschnittene Lösung?
• Funktionsumfang: Sollen nur die Kernaufgaben der Warenwirtschaft abgedeckt werden (geschlossenes Warenwirtschaftssystem)? Möchtest du zusätzliche Features bzw. Drittanwendungen, die durch Schnittstellen angebunden werden, abdecken (offenes System)? Oder die Warenwirtschaft zum Beispiel mit Steuer- oder FiBu-Software integrieren?

In der Praxis mindestens ebenso wichtig ist die Art der Softwarebereitstellung. Abgesehen von kostenlosen Open-Source-Angeboten (die je nach Fall durchaus eine Option sein können) ist hierbei zwischen vor Ort installierten Programmen (On-Premise-Lösung) und einem Warenwirtschaftssystem in der Cloud zu unterscheiden.

Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile, nicht zuletzt, was die Kontrolle der Daten angeht. Insgesamt dürfte die SaaS-Variante (Software as a Service) aus der Cloud für die meisten Onlinehänder:innen allerdings die beste Lösung sein. Es sei denn, du willst und kannst in deine eigene IT-Infrastruktur und entsprechendes Personal für Betrieb und Wartung investieren.

Was darf ein Warenwirtschaftssystem kosten?

Pauschal lassen sich die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem nicht beziffern, weil diese vom Einzelfall abhängen. Das Spektrum reicht von kostenlosen Open-Source-Lösungen über vergleichsweise geringe monatliche Gebühren für ein Warenwirtschaftssystem in der Cloud bis hin zu hohen Anfangs- und Unterhaltsinvestitionen bei On-Premise-Lösungen.

Zu bedenken ist aber auf jeden Fall, dass ein Onlinehandel ganz ohne Warenwirtschaftssystem auf Dauer am teuersten sein dürfte. Schließlich automatisiert ein solches System zahlreiche Prozesse, was nicht nur Zeit, sondern auch Personalkosten spart.

Auswahl und Implementierung eines Warenwirtschaftssystems

Um die passende Software auszuwählen, mit der du deine Abläufe auch tatsächlich effizienter machst, musst du wissen: Wie wählst du überhaupt richtig aus? Was solltest du bei der konkreten Einführung eines Warenwirtschaftssystems beachten? Welche Fallstricke sind zu vermeiden?

Dabei macht es auch einen Unterschied, ob du neu gründest oder ein Warenwirtschaftssystem auf einen bestehenden Handel aufsetzen möchtest.

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über Entscheidungskriterien beziehungsweise zentralen Aspekte, die du stets im Hinterkopf behalten solltest:

• Sorgfältig planen: Die Wahl eines Warenwirtschaftssystems ist eine strategische Entscheidung, die einfach passgenau sitzen muss. Schließlich willst du nicht nach einiger Zeit wieder umsatteln müssen.
• Bedarf vorab festlegen: Onlineshops sind so individuell wie die Menschen dahinter. Lege also von Anfang an fest, welche spezifischen Anforderungen du an dein Warenwirtschaftssystem für den Onlinehandel stellst. Zum Beispiel, ob du eine Anbindung an externe Marktplätze oder Schnittstellen zur Buchhaltung brauchst.
• Prioritäten setzen: Kein Warenwirtschaftssystem wird alle deine Bedürfnisse voll und ganz erfüllen können (es sei denn, du lässt dir für viel Geld eines maßanfertigen). Überlege dir deshalb, welche Funktionen unverzichtbar sind, und konzentriere dich auf diese.
• An die Zukunft denken: Mit der Zeit wird dein Onlineshop sich verändern. Wenn das Geschäft wächst, ist die Skalierbarkeit des Warenwirtschaftssystems wichtig. Unter Umständen brauchst du perspektivisch zusätzliche Funktionen. Dann ist es von Vorteil, wenn dein System erweiterbar ist, beispielsweise durch eine unkomplizierte Integration von Open-Source-Software.

Fazit: Ein Warenwirtschaftssystem macht das Leben leichter und die Kassen voller

Im Handel dreht sich alles um Kund:innenzufriedenheit. Und das erreicht der E-Commerce in erster Linie durch Schnelligkeit und eine makellose User-Erfahrung. Dafür müssen sämtliche Warenbewegungen effizient verwaltet werden. Ein passendes Warenwirtschaftssystem nimmt dir nicht nur einen Großteil dieser Arbeit ab, sondern sorgt auch dafür, dass deine Bestellvolumina noch weiter wachsen. Es klingt in der Theorie also nicht gerade nach dem attraktivsten Thema, doch in der Praxis macht sich die Investition in ein Online-Warenwirtschaftssystem in jedem Fall bezahlt.