Interne Kommunikation: So funktioniert moderne Mitarbeiter:innenansprache

Als Onlinehändler:in hast du wahrscheinlich bereits eine ausgefeilte Strategie für deine externe Kommunikation erarbeitet. Schließlich ist sie der Schlüssel zu deiner Markenidentität und Kund:innenbindung und will stets gut gepflegt werden. Aber wie steht es eigentlich um deine Strategie für die interne Kommunikation?

Interne Kommunikation – braucht man dafür extra eine Strategie? Ist das nicht etwas, das man ohnehin jeden Tag einfach „macht“? Weit gefehlt! Tatsächlich brauchst du heute mehr denn je eine bewusste, strategische interne Unternehmenskommunikation. Warum das so ist und wie du deine interne Kommunikation am besten umsetzt, erfährst du hier.

Warum bewusste interne Kommunikation wichtig ist

Die interne Kommunikation umfasst die gesamte Kommunikation innerhalb deines Unternehmens. Das bezieht jede Form von Austausch zwischen allen Mitarbeitenden sowie zwischen Angestellten und Führungskräften auf formellen wie auch informellen Kanälen ein – vom Mail-Rundschreiben bis hin zum Kaffeeküchenplausch.

Eine bewusst geführte interne Kommunikation stellt vor allem den reibungslosen Informationsaustausch sicher. Darüber hinaus trägt sie zur Einbindung aller Mitarbeitenden in die Unternehmensprozesse bei. Und das wiederum zeigt Wertschätzung, beweist Transparenz, steigert die Zufriedenheit und Motivation unter den Kolleg:innen und stärkt so die langfristige Bindung von Talenten. Nicht zuletzt sorgt die interne Kommunikation dafür, dass komplexe Geschäftsabläufe und organisatorische Belange reibungsloser vonstattengehen.

Vor welchen Herausforderungen steht die interne Kommunikation derzeit?

Die Corona-Krise wirkte sich massiv – und nachhaltig – auf den Arbeitsalltag zahlloser Angestellter aus: Aus dem plötzlichen Zwang zum Home-Office heraus entwickelte sich ein neues Verständnis von Zusammenarbeit. Viele Menschen möchten auch in Zukunft häufiger von zu Hause aus arbeiten – die Monate des Lockdowns haben gezeigt, dass das möglich ist. Es braucht nur Videokonferenz-Tools und stabile Internetverbindungen.

Es hat jedoch nicht zu unterschätzende Folgen für Unternehmenskultur und -erfolg, wenn sich Mitarbeitende nicht mehr täglich über den Weg laufen:

Virtuelle Hürden

Kleine Infos, Absprachen oder auch Anekdoten, die einst per Zuruf quer über den Schreibtisch weitergetragen wurden, müssen nun den Weg über Chat- oder Mailprogramme gehen. Das baut stets kleine Hürden auf: Ansprechpartner:innen müssten jedes Mal extra angeschrieben oder angerufen – und eventuell aus einer Aufgabe herausgerissen – werden, wenn man etwas loswerden will.

Missverständnisse

Geschrieben kommt beim Gegenüber alles ein wenig anders an, als es im mündlichen Austausch der Fall wäre. Kurz und knapp verfasste Nachrichten können unfreundlich wirken, zu lange hingegen fordern viel Zeit und Aufmerksamkeit. Da Kommunikationsstile sehr unterschiedlich sind, passiert es schnell, dass man einander nervt und Missverständnisse entstehen, die im direkten Austausch nie eintreten würden.

Ausbleibender Austausch

Weil manche Kolleg:innen sich scheuen, wegen vermeintlicher Kleinigkeiten andere anzuschreiben und zu „stören“, bleiben Informationsaustausche aus, die zum einen fachlich wichtig wären (Stichwort Wissenstransfer), zum anderen zu einem gesunden Betriebsklima beitragen würden. Auf diese Weise verfestigen sich Hemmnisse, was Konflikt- und Frustpotenzial birgt.

Verfügbarkeit

Wer Informationen sucht und Fragen stellt, braucht meist rasche Antworten. Das ist in der flexiblen Arbeitszeitgestaltung im Home-Office jedoch schwierig. Im Büro sehen alle, wer schon oder noch da ist, im Home-Office aber müssen Verfügbarkeiten klar kommuniziert werden, damit Anfragen nicht ins Leere laufen. Gerade in großen Teams kann das sonst zu ärgerlichen Verzögerungen führen.

Zwischenfazit: Vertrauen und Nähe gehen verloren

Es gibt also nicht mehr den einen gewohnten Weg, auf dem Kolleg:innen miteinander kommunizieren. Stattdessen sind täglich eine Menge Agilität und Flexibilität gefragt – und obendrein mehr Nachsicht und Verständnis.

Führungskräften großer wie auch kleiner Teams macht es diese Situation schwerer, Stimmungen und Situationen zu „fühlen“. Kommunikation zwischen Menschen, die natürlichste Sache der Welt, erhält immer öfter eine digitale „Rahmung“, die mit einem Plus an Aufwand und „Zeremonie“ einhergeht. So geht die ursprüngliche Natürlichkeit von Gesprächen ein Stück weit verloren, und damit auch Vertrauen und Nähe.

Warum brauchst du eine Strategie für die interne Kommunikation?

Insbesondere kleinere Teams und E-Commerce-Start-ups sehen mitunter keinen Anlass dazu, eigens eine Kommunikationsstrategie auszuformulieren. Doch es empfiehlt sich, genau das zu tun:

Schließlich wollen sich Unternehmen jedweder Größenordnung einen Namen am Markt machen, und dazu gehört eben nicht nur der Außenauftritt, sondern auch ein dazu passender, authentischer interner Umgang miteinander. Bestehen nämlich zwischen externer und interner Kommunikation und Unternehmenskultur starke Diskrepanzen, dringt das über kurz der lang zwangsläufig nach außen durch. In Zeiten von Social Media und Arbeitgeber-Bewertungsportalen ist das nicht zu verhindern.

Wie analysierst du deine interne Kommunikation?

Wenn du deine interne Kommunikation überprüfen, gesund halten und verbessern möchtest, musst du dir zunächst ein klares Bild von der Ausgangssituation verschaffen. Einige grundlegende Fragen zu klären, genügt zunächst:

• Welche Kommunikationskanäle gibt es in deinem Unternehmen?
• Welche dieser Kanäle nutzen deine Mitarbeiter:innen vorzugsweise bzw. ungern?
• Halten die genutzten Kommunikationskanäle all das bereit, was dein Team braucht? Videochat und Dokumentenaustausch sind Standard, aber auch eine GIF-Integration kann enorm zum unbeschwerten Austausch beitragen.
• Wie wenden sich Vorgesetzte an Angestellte – und sind Vorgesetzte für Angestellte gut erreichbar?
• Welche Kommunikationswege könnten eliminiert oder ggf. verkürzt werden?
• Welche Kommunikationswege braucht dein Team, um sich optimal auszutauschen?
• Welche Kommunikationsstrukturen bzw. -rituale braucht dein Team – sind tägliche Meetings am Morgen nötig oder genügt eine wöchentliche Updaterunde?
• Sind deinen Kolleg:innen alle relevanten Informationen zugänglich und können sie diese transparent und zentral abrufen?

Es versteht sich von selbst, dass bei der Beantwortung dieses Fragenkatalogs sämtliche Teammitglieder eingebunden werden müssen. So verschaffst du dir ein vollständiges Bild deiner internen Kommunikation, deckst Hemmnisse und Probleme auf und legst Optimierungspotenzial offen.

7 Tipps, mit denen du deine interne Unternehmenskommunikation verbesserst

Du hast deine interne Kommunikation analysiert, Feedback gesammelt und erkannt, wo es bisweilen hapert und was dein Team für eine optimale Zusammenarbeit braucht. Nun gilt es, auf dieser Grundlage konkrete Maßnahmen zu ergreifen, welche deine interne Unternehmenskommunikation sukzessive verbessern.

Wie genau solche Maßnahmen im Detail aussehen können, ist vollkommen individuell und richtet sich immer nach dem jeweiligen Team, auf das sie angewendet werden sollen. Ein paar grundlegende Tipps kann jedoch jedes Kollektiv beherzigen, um erfolgreich miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren:

Tipp 1: Lege die Ziele der internen Kommunikation fest

Dieser Grundsatz gilt ausnahmslos: Der Kommunikationskanal richtet sich nach der Botschaft – nicht umgekehrt. Es nützt nichts, ein leistungsstarkes und toll designtes Kommunikationstool zu erwerben, wenn es das eigentliche Informationsziel letztlich verfehlt. Überlege also, an wen sich eine Botschaft richtet, welche Bedürfnisse die Person beziehungsweise Gruppe hat und welches Ziel die Botschaft erreichen soll.

• Gibt es zum Beispiel komplexe Prozesse, zu denen immer wieder Nachfragen aufkommen? In dem Fall kann ein internes Wiki Gold wert sein. Mach es gegebenenfalls in einer eigenen Mitarbeiter:innen-App verfügbar, sodass alle Teammitglieder jederzeit und von überall aus darauf zugreifen können – das ist zudem eine sehr dankbare Lösung für Remote Worker.
• Wenn eine Neuausrichtung für die Zukunft ansteht, empfiehlt es sich, eine Mitarbeiter:innenbefragung durchzuführen – einfach zu bedienende Tools dafür finden sich zuhauf.
• Wenn du regelmäßig wertvolles Wissen und relevante News mit deinen Kolleg:innen teilst, solltest du dafür nicht einfach das allgemeine Chatprogramm nutzen – dort geht so etwas meist unter. Pflege stattdessen einen unternehmenseigenen Blog. Deine Fachinformationen und Neuigkeiten könntest du obendrein öffentlich zugänglich machen, womit dein Unternehmen sich als Experte und Employer profiliert.

Tipp 2: Lebe Persönlichkeit und Nähe vor

In Teams, die häufiger im Home-Office arbeiten, stellt sich gern mal eine gewisse Kommunikationsträgheit ein, sodass neben der räumlichen Distanz zunehmend auch eine emotionale Distanz entsteht. Wirke dem entgegen, indem du mit gutem Beispiel vorangehst.

Gestalte Videocalls nahbar, locker und sympathisch, wende dich in regelmäßigen Videobotschaften an deine Teammitglieder oder versende charmante E-Mails, die den Humor nicht zu kurz kommen lassen. So demonstrierst du, dass Austausch erwünscht ist und niemand Hemmungen vor eigenen Wortmeldungen oder Feedback haben muss.

Lass in deinen Chat-Tools außerdem Spaß zu: Witzige Anekdoten, die nicht zwingend etwas mit der Arbeit zu tun haben, Emojis und Memes sollten erlaubt sein, denn sie fördern das Zusammengehörigkeitsgefühl und lockern die Stimmung immer mal wieder auf.

Tipp 3: Schalte die Kamera ein

Wenn du in der digitalen Kommunikation Nähe entstehen lassen willst, kannst du nicht in eine Wand aus schwarzen Rechtecken starren. Schalte also stets deine eigene Kamera ein und vereinbare mit deinem Team, dass ihr in euren Meetings stets sichtbar seid. Das motiviert auch weit eher dazu, sich an Gesprächen zu beteiligen, als in die Leere zu sprechen und nicht zu wissen, ob überhaupt jemand da ist.

Natürlich darf das keine rigorose Regel sein. Wenn jemand gerade von der Zahn-OP kommt und sich ungern zeigen würde, kann die Kamera aus bleiben. Ansonsten sollte jedoch gelten: Kamera an und als Mensch sichtbar sein.

Tipp 4: Benachteilige niemanden

Interne Kommunikation darf niemanden ausschließen. Deine Kolleg:innen im Home-Office oder im Coworking-Space sollten ein ebenso vollwertiger Teil des Teams und aller Gespräche sein wie die Menschen vor Ort. Entwickle also Strategien für eine inklusive interne Kommunikation, damit niemand davon ausgeschlossen bleibt. Schließlich würdest du wenig Wertschätzung beweisen, wenn Mitarbeiter:innen vor Ort Neuigkeiten immer schon vorher erfahren und digital Zugeschaltete die Infos erst im Nachgang erhalten.

Für Gesprächsrunden in hybriden Meetings hat es sich außerdem als praktische Lösung erwiesen, zuerst die „Remotees“ zu Wort kommen und dann die Anwesenden sprechen zu lassen. Der Grund: Gesprächsrunden tendieren dazu, sich eher mit persönlich anwesenden Personen zu befassen und Zugeschaltete – wenn auch unbewusst – abzukapseln, da es nicht so leicht ist, vom Bildschirm aus das Wort im Raum zu ergreifen.

Tipp 5: Würdige erbrachte Leistungen

Einer der verbreitetsten Fehler in der internen Kommunikation betrifft die Wertschätzung für Leistungen von Kolleg:innen. Klar, viele der Dinge, die wir im Job tun, sind halt genau das: unser Job. Und dafür werden wir immerhin auch bezahlt. Aber diese Denkweise sorgt natürlich nicht gerade für Zufriedenheit und Mitarbeiter:innenbindung.

Auch vermeintliche Selbstverständlichkeiten muss man noch lange nicht als solche behandeln. Gib deinen Teammitgliedern darum immer wieder Feedback, und zwar nicht nur für außergewöhnliche Leistungen, sondern auch für alltägliche To-dos. Menschen möchten sich wahrgenommen fühlen und die Sinnhaftigkeit hinter ihrer Arbeit erkennen können.

Tipp 6: Schaffe Verständnis füreinander

Je größer Teams werden, desto mehr unterschiedliche Persönlichkeiten und Umgangsstile prallen aufeinander. So mancher macht (und fordert) zackige Ansagen, andere wollen erst einmal mit vielen Infos abgeholt werden, um sich in Aufgaben einzufühlen, bevor sie loslegen. Hier lauert eine Menge Konfliktpotenzial.

Schaffe darum Verständnis dafür, warum verschiedene Typen in deinem Team auf so unterschiedliche Arten und Weisen kommunizieren. Dafür bieten sich Workshops zur Persönlichkeitsanalyse an, zum Beispiel die Biostrukturanalyse oder vergleichbare Ansätze. So gibst du allen Beteiligten die Chance zu verstehen, dass es „rote“, „blaue“ und „grüne“ Persönlichkeiten gibt (wie sie zum Beispiel die Biostrukturanalyse unterscheidet), die alle ganz anders ticken und kommunizieren.

Tipp 7: Prüfe alle geeigneten internen Kommunikationskanäle

Welche Formen und Kanäle der internen Kommunikation am besten zu dir und deinem Team passen, kannst du nur erörtern, wenn du die enorme Bandbreite der Möglichkeiten kennst. Darum abschließend hier eine kleine Auswahl:

Klassische Instrumente:

• Teammeetings
• Schwarzes Brett
• Rundbriefe
• Wunsch-/Beschwerdebriefkasten
• Geschäftsberichte
• Mitarbeiter:innenmagazine
• Plakate/Flyer
• „Flurfunk“
• Präsenzveranstaltungen

Digitale Instrumente:

• (Video-)Chatprogramme
• Instant-Messenger
• Social Media
• Digitale/hybride Videokonferenzen
• Intranet
• Wiki
• Unternehmens-Blog
• Mitarbeiter:innen-App
• Newsletter
• Podcast
• Bots und Umfragetools