EU-Mehrwertsteuerreform ViDA: Was Online-Händler:innen jetzt wissen müssen

Der Rat der Europäischen Union und ihre Finanzminister:innen haben sich bei einem Treffen in Brüssel am 11.03.2025 jetzt auf die umfassende Reform der Mehrwertsteuer geeinigt. Das bereits im Vorfeld oft diskutierte Gesetzespaket „VAT in the Digital Age“ oder kurz ViDA tritt ab 2027 in Kraft und bringt tiefgreifende Veränderungen für Online-Händler:innen mit sich. Die Reform beabsichtigt dabei, dass ab 2030 jede grenzüberschreitende Transaktion in Echtzeit digital zu melden ist, um das Mehrwertsteuersystem an die Herausforderungen der digitalen Wirtschaft anzupassen, Betrug zu bekämpfen und den digitalen Handel zu vereinfachen. Was jetzt auf Online-Händler:innen zukommt und was es zu beachten gilt, haben wir zusammengefasst.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick – das solltest du wissen

Die ViDA-Richtlinie der EU umfasst drei Hauptbereiche: Dazu zählen die vollständige Digitalisierung der Mehrwertsteuer-Meldepflichten und damit die digitale Mehrwertsteuermeldung (MwST) für europäische Unternehmen, neue Meldepflichten für Händler:innen und neue Pflichten beim MwST-Prozess für Plattformbetreiber:innen. Wir gehen im Folgenden auf alle drei Bereiche ein und stellen die jeweils wichtigsten Änderungen in einer Übersicht zusammen:

• Zur digitalen MwSt-Meldung: Ab 2027 wird ein digitales Echtzeit-Meldesystem für MwSt-Zwecke eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen elektronische Rechnungen für grenzüberschreitende Transaktionen ausstellen und diese Daten automatisch an ihre Steuerverwaltung melden müssen. Die nationalen Steuerbehörden tauschen diese Daten über ein neues IT-System aus, um verdächtige Vorgänge zu identifizieren. Das System soll bis 2030 einsatzbereit sein und bis 2035 interoperabel mit nationalen Systemen sein.
• Zu den neuen Meldepflichten: Die Rechnung muss im Zeitpunkt der Ausstellung elektronisch über ein noch zu schaffendes Portal gemeldet werden. Dies gilt auch für Angaben zur Überwachung der Zahlungsströme. Empfänger:innen der Rechnungen sind ebenfalls verpflichtet, diese innerhalb von fünf Tagen nach Erhalt zu melden, um einen Datenabgleich durch die Steuerverwaltungen zu ermöglichen. Die zusammenfassende Meldung wird durch das neue digitale Meldeportal (DMP) ersetzt. Zudem wird die bisherige Konsignationslagerregelung ab dem 1. Juli 2028 bzw. spätestens zum 1. Juli 2029 abgeschafft.
• Zu der MwSt für die Plattformwirtschaft: Plattformbetreiber:innen werden künftig für die Erhebung und Abführung der MwSt mitverantwortlich sein, wenn ihre Dienstleistungserbringer:innen die MwSt nicht selbst zahlen. Dies betrifft insbesondere Online-Anbieter:innen von Kurzzeitvermietungen und Personenbeförderungen. Die Mitgliedstaaten erhalten jedoch die Flexibilität bei der Definition der Kurzzeitvermietung und können KMU von diesen Vorschriften auch ausnehmen.

Wichtig für Online-Händler:innen: Der Vorsteuerabzug soll künftig von einer E-Rechnung abhängig sein. Die Ausstellung einer E-Rechnung muss bereits ab dem 1. Juli 2028 innerhalb von 15 Tagen nach Ablauf des Leistungsmonats erfolgen. Ab dem 1. Juli 2030 verkürzt sich diese Frist dann sogar auf zehn Tage nach Leistungserbringung oder Erhalt einer Anzahlung.

Weitere wichtige Änderungen im Überblick

Der Anwendungsbereich des One-Stop-Shops (OSS) wird erweitert, um möglichst alle Verkäufe innerhalb eines anderen Mitgliedstaats abdecken zu können. Dies soll Unternehmen die Erfüllung ihrer MwSt-Pflichten über ein einziges Online-Portal erleichtern. Allerdings ist zu beachten, dass in vielen Fällen weiterhin eine Registrierung in anderen Mitgliedstaaten erforderlich sein wird, da bestimmte Umsätze über den neuen OSS nicht gemeldet werden können.

Mit Inkrafttreten der ViDA-Richtlinie entfällt außerdem die Genehmigungspflicht der EU zur vorzeitigen Einführung der E-Rechnung in den einzelnen Mitgliedstaaten.

Auswirkungen für Online-Händler:innen

Die ViDA-Reform hat weitreichende Auswirkungen für Online-Händler:innen. Die Wichtigsten seht ihr unten aufgeführt:

• Erhöhter Verwaltungsaufwand: Die Einführung der digitalen MwSt-Meldung und die neuen Meldepflichten bedeuten für Online-Händler:innen einen erheblichen Mehraufwand. Dazu gehören die Anpassung eurer Systeme und Prozesse an die neuen Anforderungen, um elektronische Rechnungen ausstellen und die Daten fristgerecht melden zu können.
• Investitionen in IT-Systeme: Online-Händler:innen müssen womöglich in neue IT-Systeme investieren, um die elektronische Rechnungsstellung und die Datenübermittlung an die Steuerbehörden zu gewährleisten.
• Veränderungen im Geschäftsmodell: Für Online-Plattformen und Händler:innen, die Plattformen nutzen, ergeben sich durch die Verlagerung der MwSt-Verantwortung auf die Plattformbetreiber:innen möglicherweise Veränderungen im gewohnten Geschäftsmodell.
• Vereinfachungen durch OSS: Die Erweiterung des OSS kann für einige Online-Händler:innen die MwSt-Abwicklung im grenzüberschreitenden Handel vereinfachen, jedoch ist zu beachten, dass nicht alle Umsätze über den OSS abgewickelt werden können.

Fazit

Die ViDA-Reform ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung des MwSt-Systems in der EU. Online-Händler:innen sollten sich mit den Änderungen der ViDA-Richtlinie auseinandersetzen und ihre Systeme und Geschäftsprozesse bereits frühzeitig anpassen. Eine Überprüfung der bestehenden Buchhaltungs- und Fakturierungssysteme auf ihre Kompatibilität mit der elektronischen Rechnungsstellung und den neuen Meldepflichten macht in jedem Fall Sinn. Auch solltest du prüfen, inwieweit die Erweiterung des OSS für dich eine Vereinfachung der MwSt-Abwicklung im grenzüberschreitenden Handel bedeutet. Bei Bedarf solltest du dich aber immer von Steuerberater:innen oder anderen Expert:innen beraten lassen, um die Auswirkungen der ViDA-Richtlinie auf dein Geschäft zu verstehen und die notwendigen Maßnahmen bereits frühzeitig ergreifen zu können.