Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Im November 2024 hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) begonnen, die neuen Wirtschafts-Identifikationsnummern (W-IdNr) zu vergeben. Dies erfolgt auf Grundlage von § 139c der Abgabenordnung (AO), welche die Digitalisierung der Steuerverwaltung regeln und vorantreiben soll. Wer bisher noch keine Mitteilung bekommen hat, braucht nicht in Panik zu verfallen. Der Prozess zur Vergabe erstreckt sich über zwei Jahre. Somit sollen bis Ende 2026 alle Unternehmen in Deutschland die neue W-Id-Nr. erhalten. Viele fragen sich jetzt sicher: „Noch eine Steuer-Nr.? Was kommt da auf mich zu?“. fynax klärt euch auf.

Neue Nummer – was steckt dahinter?

Eine gute Nachricht vorab. Die W-IdNr. muss nicht beantragt werden, sondern wird durch das BZSt ohne Antragstellung seit November des Jahres 2024 zugeteilt. Dies erfolgt in mehreren Stufen und kann in einer öffentlichen Bekanntmachung des BZSt nachgelesen werden. Wem vor dem 30.11.2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt wurde, bekommt keine gesonderte Mitteilung, da die USt-IdNr. in diesen Fällen der W-IdNr entspricht und seit 03.12.2024 entsprechend verwendet werden kann. In einem späteren Schritt wird diese noch um das Unterscheidungsmerkmal ergänzt. Bei Neugründungen wird die Nummer sofort vergeben. Sie bleibt dauerhaft bestehen und ist damit unabhängig von Standortwechsel oder Namensänderungen. Das erleichtert die Zuordnung eines Unternehmens in behördlichen Prozessen. Die Steuer-Identifikationsnummer für natürliche Personen (IdNr.), die Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) werden dadurch (zunächst) nicht ersetzt.

Die W-IdNr. dient der eindeutigen Identifikation von allen wirtschaftlich Tätigen in Deutschland und wird sowohl an natürliche Personen (Einzelunternehmer, Freiberufler) und juristische Gesellschaften (GmbH, AG, Verein) als auch an Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) vergeben. Sie ist vergleichbar mit der privaten (ebenfalls unveränderlichen) Steuer-Identifikationsnummer, welche jede natürliche Person in Deutschland erhält.

Der Aufbau der W-Id-Nr. ist klar geregelt – sie beginnt für deutsche Unternehmen mit den Buchstaben DE gefolgt von neun Ziffern. Zusätzlich wird mit einem Bindestrich ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal abgetrennt, um unterschiedliche Betriebsstätten oder Tätigkeiten auszuweisen. Zusammen kann dies beispielsweise so aussehen: DE999999999-00001.

Digitalisierung und Bürokratieabbau

Mit der neuen Nummer soll die Digitalisierung der Steuerverwaltung vorangetrieben und die Bürokratie abgebaut werden. Hier kommt auch das im Aufbau befindliche Basisregister für Unternehmen beim Statistischen Bundesamt ins Spiel. Dies schafft erstmals die Möglichkeit, Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle abzurufen, und bietet damit ein hohes Potenzial zum Bürokratieabbau innerhalb der deutschen Verwaltung. Die Daten werden aus bereits bestehenden Verwaltungsregistern an das zentrale Register gemeldet und Unternehmer:innen müssen keine zusätzlichen Eintragungen vornehmen. Zusammen mit der W-IdNr. sind dies wichtige Bestandteile des Once-Only-Prinzips, wodurch die mehrfache Meldung von Daten erspart bleiben soll.

Das große Ziel ist also, eine digitalere Verwaltung mit mehr Effizienz und Transparenz beim Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden zu schaffen, um beispielsweise Anträge und Meldungen schneller zu erfassen und zu bearbeiten. Ebenso soll die Kommunikation mit Behörden länderübergreifend deutlich vereinfacht werden. Ein Vorteil ist dabei sicher die zentrale Vergabe durch das BZSt und nicht, wie bei anderen Nummern, durch die örtlichen Behörden.

Wer bereits die W-IdNr. bekommen hat, sollte sie bei Änderungsmitteilungen an Behörden auf jeden Fall mit angeben. Auch ist es ratsam, die Nummer umgehend in die Buchhaltungssoftware einzupflegen. Habt ihr die W-IdNr. noch nicht erhalten, ist dies kein Grund zur Sorge. Alle Bereiche, in denen diese zukünftig verbindlich sein wird, können weiterhin mit den bisherigen Daten abgedeckt werden. Langfristig könnte und (aus unternehmerischer Sicht) sollte die W-IdNr. bestehende Identifikationsnummern zumindest teilweise ersetzen, um für weitere Vereinfachung zu sorgen.

Fazit

Die W-IdNr. bringt im Zusammenhang mit anderen Maßnahmen Schwung in die Digitalisierung der Behörden und den Bürokratieabbau in Deutschland. Dies ist sehr zu begrüßen, da andere europäische Länder auf diesem Gebiet bereits deutlich besser aufgestellt sind. Mit der Einführung des Once-Only-Prinzips besteht die Hoffnung auf eine spürbare administrative Entlastung der Unternehmer:innen.

Auf der Seite vom Bundesministerium für Finanzen findet ihr weitere Informationen, wie die FAQ zum Thema. Außerdem könnt ihr euch einen digitalen Flyer herunterladen.