Die E-Rechnungspflicht 2025 ist da – was Unternehmen und Online-Händler:innen jetzt wissen müssen

Es ist soweit – nach mehrfachen Änderungen und Anpassungen hat der Bundesrat bereits am 22. März 2024 das Wachstumschancengesetz endgültig beschlossen. Dieses verpflichtet damit alle in Deutschland ansässigen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Doch was bedeutet das für Unternehmer:innen genau? Und worauf müssen sie jetzt besonders achten? Wir haben das Wichtigste zusammengefasst.

Der Hintergrund

Der Bundesrat verspricht sich durch das Gesetz Steuerentlastungen und Bürokratieabbau für deutsche Unternehmen im Gesamtvolumen von 3,2 Milliarden Euro. Außerdem soll es eine sogenannte Forschungszulage für kleine und mittlere Unternehmen geben, um die Wirtschaft weiter anzukurbeln. Gleichzeitig legt das Wachstumschancengesetz damit aber auch wichtige Grundbausteine für einen erfolgreichen Übergang zur geplanten Umsatzsteuerreform der Europäischen Kommission, die 2028 erfolgen soll: Die EU-weite Gesetzesinitiative “VAT in the Digital Age“ (ViDA) – oder „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ setzt nämlich einheitliche E-Rechnungen auf Basis der EU-Norm CEN 16931 voraus.

Was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Das Gesetz verpflichtet deutsche Unternehmen dazu, E-Rechnungen seit dem 01. Januar 2025 entgegenzunehmen. Gleichzeitig sieht es aber auch verschiedene Übergangsfristen und Erleichterungen für die Ausstellung von E-Rechnungen vor. Demnach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen oder Rechnungen in einem anderen elektronischen Format ausstellen, sofern die Empfänger:innen zustimmen. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten. Auch für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro und beispielsweise Fahrscheine sind noch Sonderregelungen vorgesehen.

Papierrechnungen dagegen sollen zwischen innerdeutschen Firmen und Unternehmen bereits ab 2026 überhaupt nicht mehr zum Einsatz kommen. Interessant dabei ist, dass Rechnungen zwischen Firmen und Verbraucher:innen davon allerdings nicht betroffen sind. Diese können nach wie vor auf Papier oder im gewohnten PDF-Format erfolgen.

Rechnungspflicht im Online-Handel? Was gilt für Online-Händler:innen?

Hast du gedacht, dass eine E-Rechnung im Online-Handel selbstverständlich ist? Ein Blick ins Gesetzbuch zeigt: Das stimmt so nicht ganz! Nach § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) besteht keine allgemeine Pflicht, Verbraucher:innen im Online-Handel eine Rechnung auszustellen. Während also Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen, gilt das für Online-Händler:innen gegenüber Verbraucher:innen nicht. Denn hier im sogenannten B2C-Bereich – also zwischen Online-Händler:innen und Verbraucher:innen – ist die Rechnung ein freiwilliger Service.

Die E-Rechnungspflicht gilt für dich als Online-Händler:in also nur dann, wenn du Geschäfte mit anderen Unternehmen im B2B-Bereich machst: Als Online-Händler:in bist du dann dazu verpflichtet, Rechnungen künftig in den vorgeschriebenen Formaten (XRechnung oder ZUFeRD) empfangen, senden und archivieren zu können.

Auch wenn die E-Rechnung im B2C nicht verpflichtend ist, sollten Online-Händler:innen die Vorteile, die sie bietet, nicht unterschätzen: Die E-Rechnung optimiert Prozesse bei Rücksendungen und Reklamationen, was Zeit und Kosten spart. Gleichzeitig signalisiert eine professionelle Rechnungsstellung den Kund:innen gegenüber Seriosität und stärkt so die Bindung zu diesen. Nicht zuletzt profitieren Händler:innen aber auch von einer übersichtlichen Buchhaltung und damit einhergehend einer besseren Dokumentation und einfacheren Steuererklärung.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist am 01. Januar 2025 in Kraft getreten. Die Verpflichtung betrifft allerdings ausschließlich Unternehmen im B2B-Bereich. Ob du als B2C-Online-Händler:in die E-Rechnung nutzt oder nicht, bleibt also vorerst dir überlassen. Nichtsdestotrotz bietet der Einsatz der E-Rechnung spürbare Vorteile für dich und deinen Online-Shop, denn du profitierst von einer übersichtlicheren Dokumentation und stärkst deine Kund:innenbindung, da du durch den Versand der E-Rechnung Seriosität vermittelst.