Betriebsprüfung: So vermeidet ihr die häufigsten Fehler!

Als Online-Händler:in kennt ihr das Problem: Eine Betriebsprüfung können schnell zum Stressfaktor werden. Dabei lauern oft versteckte Fehler, die euch bares Geld kosten können. Daniel Denker ist Betriebsprüfer (examinierter Steuerberater, in nicht-dienstlicher Eigenschaft) und hat für uns die drei häufigsten Fehlerquellen identifiziert und erklärt, wie ihr sie ganz einfach vermeiden könnt!

1. Doppelte Rechnung

Schon mal zwei Rechnungen für dieselbe Leistung erstellt? Das kann passieren, wenn ihr sowohl Online-Marktplätze wie etwa Amazon als auch interne Systeme nutzt. Die Folge: Doppelte Umsatzsteuer und Ärger mit dem Finanzamt.

„Ein oft unterschätztes Risiko ist die doppelte Rechnungsschreibung. Manche Unternehmer verwenden sowohl Plattformen wie Amazon als auch interne Rechnungssysteme, die automatisch Rechnungen generieren. Dadurch kann es passieren, dass die Umsatzsteuer zweimal ausgewiesen wird, was zu steuerlichen Problemen führt. Dieses Problem fällt oft nur im Außendienst auf, wenn Programme und Datenzugriffe überprüft werden“, erklärt der Betriebsprüfer.

Lösung: Interne Prozesse checken! Stellt sicher, dass Rechnungen nur einmal erstellt werden.

2. Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten

WhatsApp, Instagram & Co. sind praktisch, aber nicht unbedingt für Geschäftsgespräche geeignet! Finanzbehörden verlangen die Aufbewahrung aller wichtigen Dokumente.

„Viele Onlinehändler verstoßen unwissentlich gegen Aufzeichnungspflichten, indem sie wichtige Geschäftskommunikation über private Kanäle wie WhatsApp oder Instagram abwickeln. Diese Kommunikation sollte jedoch aufbewahrt werden, um bei einer Betriebsprüfung alle erforderlichen Unterlagen vorlegen zu können. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass Screenshots allein möglicherweise nicht ausreichen. Eine ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung ist erforderlich, um den Datenzugriff zu gewährleisten.“

Lösung: Richtig dokumentieren! Digitale Plattformen sind okay, aber eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung ist Pflicht.

3. Keine Angst vor den Betriebsprüfer:innen

Betrachtet Prüfer:innen vom Finanzamt nicht als Feinde: Sie wollen lediglich sicherstellen, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Sie schauen, ob eure Buchhaltung stimmt und sind in der Regel immer dazu bereit, euch Auskunft und einen guten Ratschlag für die Zukunft mitzugeben.

„Der Betriebsprüfer führt in der Regel eine Plausibilitätsprüfung durch, um sicherzustellen, dass die Geschäftspraktiken den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Es handelt sich oft um Stichprobenprüfungen, um zu überprüfen, ob die Transaktionen den üblichen Standards entsprechen. Wenn sie das Gefühl haben, dass alles in Ordnung ist und ihr transparent gehandelt habt, wird der Prüfer in der Regel schnell wieder gehen. Kleine Fehler können passieren, die dann direkt gerade gezogen werden können. So weiß man als Unternehmer für die Zukunft, worauf muss man mehr achten sollte.“

Wichtig: Seid vorbereitet!

Ihr solltet natürlich trotzdem die rechtlichen Anforderungen kennen und ernst nehmen. Ignorieren, in der Annahme, dass das Finanzamt es ohnehin nicht bemerken wird, sollte man die steuerlichen Verpflichtungen nicht. Das kann teuer werden. Steuern sind nur ein Teil der vielen Verpflichtungen, denen ihr als Geschäftsinhaber:innen nachkommen müsst.

So geht’s fehlerfrei durch die Betriebsprüfung:

• Rechnungsprozesse prüfen: Doppelte Rechnungen ausschließen.
• Geschäftskommunikation aufzeichnen: Alle Dokumente lückenlos archivieren.
• Buchführung und Aufzeichnungspflicht: Mit System zum Ziel!